Työtuntien laskeminen

Kellonaikoja laskentataulukossa

Risooko sinuakin toisinaan se, että aikamittamme eivät ole desimaalisia? Minua risoo silloin, kun pitää raportoida tehtyjä työtunteja päälliköille.

Monessa taideoppilaitoksessa on opettajien paperinpyörittely korvattu Eepos-järjestelmällä. Eepoksella lasketaan myös ns. muun työn tunteja. Tuntien kirjausta ei ole tietenkään tehty helpoksi. Luulisi, että koneelle annetaan työn alku- ja loppuaika ja ohjelma sitten laskee tunnit ja minuutit ja tarvittaessa muuntaa desimaaleiksi. Ehei, käytetty aika pitää ensin laskea päässä tai paperilla yhteen ja ilmoittaa ohjelmalle tunteina ja minuutteina. Valmiissa listassa ohjelma kyllä kertoo työn päättymisajankin, ja onhan siitä se ilo, että päässälaskun tuloksen voi sen avulla tarkistaa.

Entäs jos käyttäisi taulukkolaskentaa? Monessa työpaikassahan on käytössä Googlen toimisto-ohjelmat – ja tietysti jokaisella Google-tunnuksen haltijalla. Luulenpa vain, ettei kovin moni muu kuin numeroita päätöikseen pyörittelevä ole vaivautunut selvittelemään, miten taulukkolaskennalla lasketaan aikoja.

Minäpä selvitin! Googlen taulukkolaskennassa (sheets) ajat pitää kirjoittaa muodossa ”klo 13.44” (ilman lainausmerkkejä). Silloin ohjelma ymmärtää, että lasketaan kellonaikoja

Kirjoita ensimmäiseen sarakkeeseen työn alkamisajat ja toiseen sarakkeeseen loppumisajat. Kolmannen sarakkeen ensimmäiseen soluun kirjoitat ”=B1-A1”. Se laskee aikojen erotuksen tunteina ja minuutteina. Kun valitset solun ja venytät sinistä valintaa sarakkeessa alaspäin, laskukaava kopioituu kaikkiin sarakkeen soluihin.

Lasket kaikki tehdyt tunnit yhteen kirjoittamalla vaikkapa johonkin neljännen sarakkeen soluun ”=SUMMA(C1:C50)”. Simsalabim, siihen tulee summa tunteina ja minuutteina. Tämän luvun voit kirjoittaa Eepokseen, paitsi jos päälliköllesi ei kelpaa päivän töiden kokonaissumma vaan hän haluaa tarkistaa jokaisen työrupeaman alku- ja loppuajan.

Jos haluat vielä tietää tunnit desimaaleina, kirjoita johonkin soluun ”=(AIKA_ARVO(SUMMA(C1:C5)))*24”.

Edelliset esimerkit vaativat, että käytät Googlen taulukkoa suomeksi. Funktioiden nimet ja ajan merkitsemisen syntaksi vaihtelevat ohjelmittain, joten nämä esimerkit eivät todennäköisesti toimi Libreoffice Calcissa, Numbersissa tai Excelissä.

Esimerkki.

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *