Kohti käyttökelpoista meiliohjelmaa

Aloitin sähköpostin käytön joskus 80-luvun lopussa tai 90-luvun alussa ehkä Pinellä tai jollakin toisella Unixin tekstipäätteessä toimivalla ohjelmalla. Meiliohjelmat olivat jo tuolloin perusominaisuuksiltaan valmiita: postien luku sujui yhtä näppäintä painamalla, ja kun opetteli muutaman muun näppäinkomennon käytön uuden viestin kirjoittamista, viestiin vastaamista, sen poistamista ja arkistoimista varten, homma toimi. Hiireen ei tarvinnut koskea, ohjelma ei näyttänyt animaatioita eikä soitellut joutavia ääniä.

Sitten tulivat graafiset käyttöliittymät, valmistajat rupesivat tekemään ohjelmistaan hienon näköisiä ja sotkivat perustoiminnallisuuden uusilla persoonallisilla ja luovilla ominaisuuksilla. Käytin 90-luvulla Linuxissa Kmailia, joka oli muistaakseni ihan hyvä, ja jonkin aikaa Microsoftinkin vastaavaa tuotetta, joka sekin taisi olla ihan käyttökelpoinen.

Vaikeudet alkoivat siirryttyäni Applen tuotteisiin tämän vuosisadan alussa. Apple on tehnyt merkittävää ja monin osin hienoa työtä kehittämällä yksinkertaisesti toimivia ja intuitiivisia ohjelmia, joilla saa työt tehdyksi ja joiden kanssa aikaa ei tuhlaudu säätämiseen ja komputoinnin opiskeluun. Mutta sähköpostiohjelmalla Apple on onnistunut tekemään suurta kiusaa.

Applen pahin rikos ihmisyyttä vastaan on hiiripakko. Hiiri kuuluu visuaalisiin töihin – eiväthän monet graafiset asiat olisi ilman hiirtä lainkaan mahdollisia – mutta arkirutiineissa kuten sähköpostissa ja kaikenlaisessa kirjoittamisessa hiiri on perkeleestä.

Sähköpostiohjelman tulee toimia niin, että uudet viestit luetaan välilyöntiä näppäilemällä, viestiin vastataan r-näppäimellä, uuden viestin kirjoittaminen aloitetaan n-näppäimellä, viesti arkistoidaan a:lla, tuhotaan d:llä ja niin edelleen.

Olen viime vuodet vaihdellut Applen Mailin ja Thunderbirdin välillä. Mailin etu on sen synkronoituminen Applen osoitekirjan ja kalenterin kanssa. Thunderbird toimii taas paremmin sähköpostiohjelman tapaan. Thunderbirdissä on edelleen vakavia puutteita esimerkiksi tietojen hakemisessa arkistoiduista viesteistä. Mail on tehtaan asetuksilla käyttökelvoton, mutta muutamilla säädöillä sen saa toimimaan lähes normaalin meiliohjelman tapaan.

Quotefix-lisäosalla korjataan top-posting-virhetoiminta. Luomalla älykäs postilaatikko lukemattomille viesteille voidaan uudet viestit lukea hiireen koskematta. Ja tänään selvisi myös yksi tärkeä ominaisuus, joka Mailissa on mutta jonka Apple on onnistunut vuosien ajan pimittämään.

Käytän nimittäin mielelläni työ- ja siviiliviesteissäni eri lähettäjäosoitteita. Näin eri osoitteet ovat vain asiaankuuluvien ihmisten tiedossa, ja viestien lajittelu on helppoa osoitteiden perusteella. Thunderbirdissä on voinut jo kauan käyttää valinnaista lähettäjäosoitetta riippumatta siitä, miltä tililtä viesti lähetetään. Näin voi tehdä myös Mailissa.

Eri lähettäjäosoitteet kirjoitetaan pilkuilla erotettuna asetuksiin:

Asetukset: lähettäjän osoite

Uutta viestiä kirjoitettaessa lähettäjä valitaan valikosta (tähän tarvitaan hiirtä):

Uusi viesti: lähettäjän osoite

Apple sai pisteen. Nykyään käytän taas toiveikkaana Mailia ja odottelen, saisiko Apple seuraavassa käyttöjärjestelmäversiossa Mailin taas hieman lähemmäksi normaalia sähköpostiohjelmaa. Ehkä eläkepäivilläni pääsen käyttämään Applen valmistamaa meiliohjelmaa, joka on saavuttanut käytettävyydessään 1990-luvun tason.

Kerro asiasi, puhuttele

Katleena muistuttaa tämänaamuisessa kirjoituksessaan muutamasta viestinnän välttämättömästä hyvästä tavasta. Lainaan neuvot tähän ja hieman kommentoin:

  1. Jos lähetät mainosspämmiä, ole edes kohtelias. Tervehdi ja kerro, miksi meili kannattaisi lukea.
  2. Kun lähetät liitteen, kirjoita aina saate: mitä liitteessä on ja miksi lukija viitsisi avata sen.
  3. Jos unohdat lähettää liitteen, pahoittele mokaasi, kun spämmäät toistamiseen.
  4. Laita meiliisi aina otsikko.
  5. Käytä meilissä koko nimeäsi, ääkkösineen päivineen. Koko nimen pitää näkyä sekä lähettäjätiedoissa että allekirjoituksessa.
  6. Älä käytä Comic Sansia. Ikinä. Missään.

1. Kävin tervehtimisestä mielenkiintoisen kirjeenvaihdon erään dosentin kanssa noin vuosi sitten. Hän huomautti yhden viestinsä jälkikirjoituksessa, ettei panisi pahakseen, jos häntä jollakin tavalla puhuteltaisiin viestin alussa. Minulla oli taasen aina ollut tapana mennä suoraan asiaan. Olin nimittäin vuosikymmenet pitänyt sähköpostin otsikkotietoja riittävänä tervehdyksen funktion täyttävänä tekstielementtinä ja aloittanut viestini runko-osan aina suoraan asialla.

Pohdiskeltuani asiaa ymmärsin, että tällainen tyyli voi todellakin tuntua jostakusta töksähtävältä, ja opettelin kirjoittamaan  viestin alkuun ”Terve”, ”Morjes”, ”Dear Dario” taikka vain ”Hei”. Viimeksi mainittuun suhtaudun kuitenkin penseähkösti, sillä minulle sen sävy ilmaisee tekotuttavallisuutta, jonka takana on kuitenkin virallisuus. Parempi olisi reilusti vanhanaikainen ”Päivää”, mutta vuorokaudenaikaan sidotut tervehdykset ovat sähköpostissa tietenkin vähän kömpelöitä.

Opettelin siis käyttämään tervehdystä, olinhan oppinut sanomaan oppilaillenikin ”Moi”, vaikka siihen menikin viisitoista vuotta. Vaikka ”Moi” ei mielestäni edelleenkään sovi suuhuni ja luonteelleni, ymmärrän nykyään, että tervehdystä ei tarvitse pitää syvällisenä tuntojen ilmauksena, vaan se on käytännöllinen toimintaa helpottava rituaali.

Epäilen kuitenkin, että jotkut käyttävät viestipohjia, joissa on valmiiksi alussa ”Hei, ” ja lopussa ”Ystävällisin terveisin, ”. Kuinka tällainen automaatio sitten eroaa automaattisesta allekirjoituksesta tai pelkkiin viestin otsakekenttiin pitäytymisestä? Ei mitenkään, sanoisin. Alku- ja lopputervehdys tulisikin aina kirjoittaa itse ja tilanteenmukaisesti. Jos kirjoitan kaverilleni, puhuttelen häntä nimeltä: ”Terve Sami”. Jos kutsun juhliini useita ihmisiä, joista jotkut ovat toisilleen tuntemattomia, kirjoitan esimerkiksi ”Hyvät ystävät, kylännaiset ja -miehet, kollegat, opiskelutoverit ja muut!” ja kirjoitan heidän osoitteensa piilokopiokenttään*. Jos käyn nopeaa viestinvaihtoa päivän tulemisista ja menemisistä, saatan tipauttaa puhuttelut tykkänään pois.

2. Tämä soveltuu nykyisin sotilaalliseen mediaan. Kun laitat Diasporaan, Twitteriin tai Facebookiin linkin johonkin mielenkiintoisena pitämääsi juttuun, kirjoita omin sanoin, mistä asiassa on kysymys. Selityksetön linkki tulee viestien hyöyssä helposti ohitetuksi, etenkin jos urlista eli veppiosoitteestakaan ei irtoa informaatiota. Sitä paitsi houkuttelevan selityksen mahduttaminen Twitterin merkkirajoitukseen on tehokas kirjoittamisharjoitus.

(Ja jos arvelet, että joku linkittää omaan juttuusi, kirjoita muutama ingressimäinen rivi jutusta viestin metatietoihin. Ainakin Facebook ja Googlen hakutulokset käyttävät veppisivun meta description -kentän sisältöä linkkien esityksessään.)

6. Tätä ei voi kyllin jyrkästi korostaa.

* Syrji roskapostittajia äläkä turhaan levitä lähimmäistesi sähköpostiosoitteita. Jos lähetät viestin usealle toisiaan tuntemattomalle ihmiselle, kirjoita osoitteet Bcc:- eli piilokopiokenttään. Käytä meiliohjelmaa, jossa tämä onnistuu helposti.