Katleena muistuttaa tämänaamuisessa kirjoituksessaan muutamasta viestinnän välttämättömästä hyvästä tavasta. Lainaan neuvot tähän ja hieman kommentoin:
- Jos lähetät mainosspämmiä, ole edes kohtelias. Tervehdi ja kerro, miksi meili kannattaisi lukea.
- Kun lähetät liitteen, kirjoita aina saate: mitä liitteessä on ja miksi lukija viitsisi avata sen.
- Jos unohdat lähettää liitteen, pahoittele mokaasi, kun spämmäät toistamiseen.
- Laita meiliisi aina otsikko.
- Käytä meilissä koko nimeäsi, ääkkösineen päivineen. Koko nimen pitää näkyä sekä lähettäjätiedoissa että allekirjoituksessa.
- Älä käytä Comic Sansia. Ikinä. Missään.
1. Kävin tervehtimisestä mielenkiintoisen kirjeenvaihdon erään dosentin kanssa noin vuosi sitten. Hän huomautti yhden viestinsä jälkikirjoituksessa, ettei panisi pahakseen, jos häntä jollakin tavalla puhuteltaisiin viestin alussa. Minulla oli taasen aina ollut tapana mennä suoraan asiaan. Olin nimittäin vuosikymmenet pitänyt sähköpostin otsikkotietoja riittävänä tervehdyksen funktion täyttävänä tekstielementtinä ja aloittanut viestini runko-osan aina suoraan asialla.
Pohdiskeltuani asiaa ymmärsin, että tällainen tyyli voi todellakin tuntua jostakusta töksähtävältä, ja opettelin kirjoittamaan viestin alkuun ”Terve”, ”Morjes”, ”Dear Dario” taikka vain ”Hei”. Viimeksi mainittuun suhtaudun kuitenkin penseähkösti, sillä minulle sen sävy ilmaisee tekotuttavallisuutta, jonka takana on kuitenkin virallisuus. Parempi olisi reilusti vanhanaikainen ”Päivää”, mutta vuorokaudenaikaan sidotut tervehdykset ovat sähköpostissa tietenkin vähän kömpelöitä.
Opettelin siis käyttämään tervehdystä, olinhan oppinut sanomaan oppilaillenikin ”Moi”, vaikka siihen menikin viisitoista vuotta. Vaikka ”Moi” ei mielestäni edelleenkään sovi suuhuni ja luonteelleni, ymmärrän nykyään, että tervehdystä ei tarvitse pitää syvällisenä tuntojen ilmauksena, vaan se on käytännöllinen toimintaa helpottava rituaali.
Epäilen kuitenkin, että jotkut käyttävät viestipohjia, joissa on valmiiksi alussa ”Hei, ” ja lopussa ”Ystävällisin terveisin, ”. Kuinka tällainen automaatio sitten eroaa automaattisesta allekirjoituksesta tai pelkkiin viestin otsakekenttiin pitäytymisestä? Ei mitenkään, sanoisin. Alku- ja lopputervehdys tulisikin aina kirjoittaa itse ja tilanteenmukaisesti. Jos kirjoitan kaverilleni, puhuttelen häntä nimeltä: ”Terve Sami”. Jos kutsun juhliini useita ihmisiä, joista jotkut ovat toisilleen tuntemattomia, kirjoitan esimerkiksi ”Hyvät ystävät, kylännaiset ja -miehet, kollegat, opiskelutoverit ja muut!” ja kirjoitan heidän osoitteensa piilokopiokenttään*. Jos käyn nopeaa viestinvaihtoa päivän tulemisista ja menemisistä, saatan tipauttaa puhuttelut tykkänään pois.
2. Tämä soveltuu nykyisin sotilaalliseen mediaan. Kun laitat Diasporaan, Twitteriin tai Facebookiin linkin johonkin mielenkiintoisena pitämääsi juttuun, kirjoita omin sanoin, mistä asiassa on kysymys. Selityksetön linkki tulee viestien hyöyssä helposti ohitetuksi, etenkin jos urlista eli veppiosoitteestakaan ei irtoa informaatiota. Sitä paitsi houkuttelevan selityksen mahduttaminen Twitterin merkkirajoitukseen on tehokas kirjoittamisharjoitus.
(Ja jos arvelet, että joku linkittää omaan juttuusi, kirjoita muutama ingressimäinen rivi jutusta viestin metatietoihin. Ainakin Facebook ja Googlen hakutulokset käyttävät veppisivun meta description -kentän sisältöä linkkien esityksessään.)
6. Tätä ei voi kyllin jyrkästi korostaa.
* Syrji roskapostittajia äläkä turhaan levitä lähimmäistesi sähköpostiosoitteita. Jos lähetät viestin usealle toisiaan tuntemattomalle ihmiselle, kirjoita osoitteet Bcc:- eli piilokopiokenttään. Käytä meiliohjelmaa, jossa tämä onnistuu helposti.
